¶ Zasady automatycznego anulowania nieopłaconych wizyt (Przewodnik dla Specjalisty_ki)
Ta strona dotyczy wizyt, dla których została wybrana platność online i wyjaśnia, w jaki sposób system TwójPsycholog zarządza wizytami, za które Klienci_tki nie zapłacili online. Celem tej funkcjonalności jest dbanie o wysoką dostępność terminów w Twoim kalendarzu i ograniczanie liczby nieobecności.
¶ Dlaczego system anuluje nieopłacone wizyty?
Kiedy Klient_ka rezerwuje wizytę z płatnością online, termin ten zostaje zablokowany w Twoim kalendarzu. Jeśli Klient_ka nie dokona wpłaty, system zwalnia ten termin po określonym czasie, aby inni Klienci_tki mogli z niego skorzystać.
¶ Weryfikacja płatności przed działaniem
Zanim system podejmie jakąkolwiek decyzję, zawsze sprawdza status transakcji bezpośrednio u operatora płatności (np. Stripe). Jeśli Klient_ka zapłacił_a, ale informacja ta nie dotarła jeszcze do kalendarza, system automatycznie ją zaktualizuje i nie anuluje wizyty.
¶ Trzy główne scenariusze zarządzania wizytami
W zależności od Twoich ustawień, system może zachować się w jeden z trzech sposobów:
Scenariusz A: Własne ustawienia automatycznego anulowania (Zalecane)
Jeśli w Ustawieniach płatności Twojego gabinetu włączyłeś_aś opcję „Automatycznie anuluj wizytę (umówioną przez portal TwojPsycholog) w przypadku braku wykonania płatności online”:
- System odczeka dokładnie tyle godzin, ile wpisałeś_aś w ustawieniach (np. 1h, 2h, 4h).
- Jeśli po tym czasie wizyta nadal nie będzie opłacona, zostanie ona automatycznie anulowana.
- Zwolniony termin pojawi się z powrotem jako dostępny dla innych Klientów_tek.
Scenariusz B: Wymagana płatność przed wizytą (Domyślny)
Jeśli wymagasz płatności przed wizytą, ale nie ustawiłeś_aś własnego czasu anulowania:
- System daje Klientowi_tce 24 godziny na dokonanie wpłaty od momentu rezerwacji.
- Jeśli po dobie płatność nie wpłynie, wizyta zostaje anulowana.
Scenariusz C: Płatność nie jest wymagana (Scenariusz mieszany)
Jeśli dopuszczasz płatność na miejscu (gotówka/karta) obok płatności online:
- Przez pierwsze 3 godziny od rezerwacji system czeka na wpłatę online.
- Jeśli po 3 godzinach Klient_ka nie zapłacił_a online, system zmienia status wizyty na „Do rozliczenia ręcznego” (zdejmuje wymóg płatności online). Dzięki temu wizyta zostaje w kalendarzu, a Ty możesz rozliczyć się z Klientem_tką osobiście w gabinecie.
- Jeśli jednak Twój gabinet oferuje wyłącznie płatność online, wizyta zostanie anulowana po 24 godzinach, podobnie jak w Scenariuszu B.
¶ Co warto wiedzieć (Q&A)
- Co widzi Klient_ka? Podczas procesu płatności Klient_ka widzi jasny komunikat, np.: "Wizytę należy opłacić online w ciągu 24 godzin (do 04.03.2026 14:30). Po tym czasie wizyta zostanie automatycznie anulowana."
- Czy mogę odzyskać anulowaną wizytę? Gdy system anuluje wizytę, wysyła informację o tym do Klienta_tki. Jeśli Klient_ka mimo wszystko chce się pojawić, musi zarezerwować termin ponownie.
- Gdzie znajdę informację o przyczynie anulowania? W historii wizyty (po kliknięciu wybranego Klienta_tki) znajdziesz informację, że została ona anulowana automatycznie przez system z powodu braku płatności online.
- Czy system anuluje wizyty dodane przeze mnie ręcznie? Logika ta dotyczy głównie wizyt z rezerwacji online, gdzie Klient_ka wybrał_a płatność online i proces ten nie został sfinalizowany.
¶ Wskazówka dla Specjalisty
Jeśli chcesz, aby terminy wracały do sprzedaży szybciej, ustaw krótki czas automatycznego anulowania (np. 1-2 godziny) w sekcji Płatności ⮕ Ustawienia. Dzięki temu terminy „nie wiszą” jako zablokowane przez nieopłacone rezerwacje.