¶ Kalendarz w CRM
Swój kalendarz, w którym znajdują się wszystkie umówione do Ciebie wizyty, znajdziesz w zakładce Kalendarz w CRM.
¶ Tabela wizyt obok kalendarza
Nad kalendarzem wybierz Wizyty, aby zobaczyć zbiorczą listę spotkań. W środku są dwie podzakładki: W kalendarzu oraz Usunięte. Tabela uzupełnia widok dnia, tygodnia i miesiąca: pozwala filtrować wizyty, sprawdzać statusy i płatności oraz wykonywać szybkie akcje. Pełną instrukcję znajdziesz na stronie Zarządzanie wizytami.
¶ Zmiana widoku kalendarza
Używając przycisków dostępnych nad kalendarzem, możesz zarządzać tym co widzisz w danym momencie w kalendarzu.
Klikając przycisk “Dzisiaj”, zostanie wyświetlony dzisiejszy dzień - niezależnie od miejsca w kalendarzu, w którym obecnie się znajdujesz.
Przyciski strzałek pozwalają Ci przechodzić pomiędzy kolejnymi dniami, tygodniami lub miesiącami (w zależności od trybu wyświetlania kalendarza).
Przyciski “Dzień”, “Tydzień”, “Miesiąc” pozwalają zmienić tryb widoku na:
- Dzienny - wyświetla się tylko dany dzień
- Tygodniowy - podgląd danego tygodnia
- Miesięczny - widok całego miesiąca
Możesz również używać widoku miesiąca po prawej stronie, aby szybko przechodzić do wybranych dni:
¶ Widok wybranego gabinetu
W polu “Moje kalendarze” możesz zdecydować, który gabinet chcesz w danym momencie wyświetlać.
Wystarczy zaznaczyć lub odznaczyć wybrany gabinet.
Każdy gabinet ma przypisany kolor. Jest on używany, jeśli nie ustawiono indywidualnego koloru wizyty ani koloru usługi:
¶ Dodanie wizyty z poziomu kalendarza
W zakładce Kalendarz masz również możliwość ręcznego dodawania wizyt.
W tym celu kliknij w wybrany termin w kalendarzu.
W prawej strony pojawi się panel “Dodaj nową wizytę", w którym następnie uzupełnisz kolejno:
- Klienta - możesz użyć pola “Szukaj” aby wyszukać Klienta_tkę ze swojej listy Klientów (dostępnej w zakładce Klienci) lub dodać nowego Klienta, klikając przycisk “Nowy klient”. Możesz również zaznaczyć opcję “Nie podawaj danych klienta” aby dodać wizytę bez danych
- Miejsce wizyty - w tym polu możesz wybrać, do którego gabinetu chcesz przypisać daną wizytę
- Termin wizyty - automatycznie podstawiony zostanie termin wskazany w kalendarzu, możesz jednak go zmienić, klikając w pola z datą i/lub godziną
- Wizyta cykliczna - po zaznaczeniu tej opcji, możesz ustalić co ile tygodni ma zostać dodana wizyta dla tego Klienta_tki oraz ile wizyt chcesz dodać
- Rodzaj wizyty - w tym polu możesz wybrać usługę dla danej wizyty, wybór jest zależny od gabinetu zaznaczonego w polu “Miejsce wizyty”
- Typ wizyty - opcja ta pojawi się tylko po wybraniu gabinetu, w którym świadczysz zarówno usługi online jak i stacjonarne, możesz zaznaczyć w tym miejscu rodzaj usługi (online/stacjonarna)
- Dodatkowe opcje - w tym miejscu możesz zaznaczyć czy chcesz dołączyć link do komunikatora wideo, oznaczyć wizytę jako opłaconą oraz czy chcesz powiadomić Klienta_tkę o utworzeniu wizyty
Pamiętaj, że pola z gwiazdką są niezbędne do uzupełnienia, aby dodać wizytę.
Po uzupełnieniu wszystkich pól, kliknij przycisk “Zapisz” a wizyta pojawi się w Twoim kalendarzu.
Wizytę możesz również analogicznie dodać, używając przycisku “Dodaj wizytę”, w prawym górnym rogu kalendarza:
¶ Dodanie nowego Klienta_tki z poziomu kalendarza
Podczas dodawania wizyty, możesz dodać nowego Klienta_tkę, poprzez kliknięcie przycisku “Nowy klient” w panelu “Dodaj nową wizytę”.
Pojawi się formularz, w którym uzupełnisz kolejno:
- Imię
- Nazwisko
- Zaimek
- Telefon
- Adres
- Datę urodzenia
Zwróć uwagę, że pola oznaczone gwiazdką są niezbędne do uzupełnienia aby dodać nowego_ą Klienta_tkę.
Po Kliknięciu przycisku “Zapisz", nowy Klient_tka zostanie dodany_a do Twojej bazy Klientów (w zakładce Klienci), a Ty powrócisz do widoku dodawania wizyty, gdzie od razu zostaną podstawione dane nowego Klienta_tki.
¶ Wizyta cykliczna
Dodając wizytę z poziomu zakładki Kalendarz możesz oznaczyć ją jako wizytę cykliczną - wtedy automatycznie dodane zostaną również kolejne wizyty dla danego Klienta_tki.
W tym celu zaznacz opcję “Wizyta cykliczna”, a następnie w polach, które pojawią się poniżej określ:
- Co ile tygodni mają zostać dodane wizyty
- Ile wizyt chcesz dodać
¶ Rodzaj wizyty
Jeśli podczas dodawania wizyty, wybierzesz gabinet w którym świadczysz usługi zarówno online jak i stacjonarnie (więcej o konfiguracji gabinetów, przeczytasz tutaj), możesz również określić czy dana wizyta jest wizytą online czy wizytą stacjonarną.
Po wybraniu gabinetu (w polu “Miejsce wizyty”) oraz usługi (w polu “Rodzaj wizyty”), pojawi się dodatkowa opcja “Typ wizyty”, w której możesz zaznaczyć online lub stacjonarna.
¶ Dodatkowe opcje
Podczas dodawania wizyty w zakładce Kalendarz masz również możliwość zaznaczenia dodatkowych opcji:
- Dołącz link do komunikatora video TwójPsycholog (opcja dostępna tylko dla wizyt oznaczonych jako online) - więcej o naszym komunikatorze wideo, przeczytasz tutaj
- Oznacz wizytę jako opłaconą - jeśli Klient_tka już opłacił_a wizytę przed jej dodaniem
- Powiadom klienta o utworzeniu wizyty - zostanie wysłane powiadomienie email o utworzeniu wizyty
¶ Dodanie wizyty bez dostępnego terminu w grafiku
W zakładce Kalendarz możesz również dodać wizytę w terminie, którego nie masz udostępnionego w swoim Grafiku.
Pojawi się wtedy dodatkowe okno, informujące że na dany dzień nie masz utworzonego terminu w grafiku.
Po kliknięciu przycisku “Zapisz”, wizyta zostanie utworzona na dany dzień.
¶ Szczegóły wizyty
Dla każdej wizyty możesz wyświetlić w Kalendarzu jej szczegóły.
W tym celu kliknij na wybraną wizytę - z prawej strony pojawi się panel “Szczegóły wizyty”, w którym znajdziesz wszystkie informacje dotyczące wizyty.
Klikając w pole “Status wizyty”, możesz wybrać jeden z dostępnych statusów:
- Klient nie pojawił się
- Wizyta odwołana przez terapeutę
- Wizyta zrealizowana
Odpowiednie oznaczanie każdej wizyty, pomoże Ci utrzymać porządek w swoim Kalendarzu oraz w Raportach.
Poniżej - w szczegółach wizyty, znajdziesz również linki:
- Spotkanie online - Twój link (link za pomocą, którego połączysz się z Klientem_tką poprzez komunikator wideo TwójPsycholog)
- Spotkanie online - link Klienta (link do połączenia przez komunikator wideo TwójPsycholog, który możesz w razie potrzeby wysłać Klientowi_tce)
- Link do szybkich płatności za wizytę (link do opłacenia wizyty przez Klienta_tkę)
W sekcji “Spotkanie online" znajdziesz dwa linki do połaczenia wideo - swój oraz przeznaczony dla Klienta_tki.
Klikając przycisk “Przejdź do rozmowy”, zostaniesz od razu przeniesiony do połączenia wideo, przypisanego do danej wizyty.
Kliknięcie przycisku “Wyślij klientowi", sprawi, że do Klienta_tki zostanie wysłany w wiadomości email link do połączenia wideo.
Możesz także użyć przycisku “Skopiuj link" aby skopiować dany link do schowka.
Więcej na temat komunikatora wideo TwójPsycholog, przeczytasz tutaj.
W sekcji “Płatności” znajdziesz indywidualny link do płatności online, przypisany do danej wizyty.
W każdej chwili możesz wysłać go Klientowi_tce - kopiując go, lub klikając przycisk “Wyślij link klientowi” (link zostanie wysłany w wiadomości email na adres Klienta_tki).
¶ Kolor wizyty w kalendarzu
Oznaczenie wizyty ma następujące pierwszeństwo: indywidualny kolor wizyty → kolor usługi z cennika → kolor gabinetu. Aby nadać indywidualny kolor, kliknij wizytę i wybierz go w sekcji „Kolor wizyty” w szczegółach. Konfigurację koloru usługi opisuje Cennik.
¶ Przygotowanie przed sesją
Z poziomu kalendarza możesz również przejść do podsumowań dotychczasowych wizyt danego Klienta_tki (dostępnego w zakładce Klienci → po kliknięciu w danego Klienta_tkę → Przed sesją).
W tym celu kliknij daną wizytę, a następnie w panelu “Szczegóły wizyty”, kliknij przycisk “Przygotowanie przed sesją”.
Zostaniesz przeniesiony_a do widoku danego Klienta_tki w zakładce Klienci, gdzie zobaczysz swoje posumowania poprzednich wizyt.
Podsumowania są generowane na podstawie dodanych przez Ciebie notatek.
Jeśli w tym miejscu nie masz jeszcze żadnych podsumowań, możesz je wygenerować, klikając przycisk “Podsumuj ostatnie wizyty”:
¶ Edytowanie i usuwanie wizyty
Za pomocą przycisków, dostępnych na dole panelu “Szczegóły wizyty", możesz:
- Edytować wizytę
- Usunąć wizytę
W przypadku wybrania opcji “Usuń”, pojawi się dodatkowe okno z potwierdzeniem odwołania wizyty, w którym możesz także zaznaczyć, czy chcesz wysłać do Klienta_tki informację o odwołaniu wizyty (wiadomość zostanie automatycznie wysłana).
¶ Dodanie i edytowanie nieobecności
W Kalendarzu kliknij „Dodaj nieobecność” lub wybierz nieobecność w wolnym terminie. Ustaw termin od–do, nazwę (np. Urlop), kolor i opcjonalny opis, a następnie kliknij „Zapisz”. Nieobecność blokuje rezerwację w tym czasie. Aby zmienić jej termin lub oznaczenie, otwórz istniejącą nieobecność i zapisz zmiany.
¶ Jak nadać nazwę, kolor i opis nieobecności?
- W Kalendarzu kliknij wolny slot i wybierz opcję "Nieobecność", lub wejdź w istniejącą nieobecność.
- W formularzu nieobecności wypełnij pola:
👉 Nazwa - np. "Urlop", "Szkolenie", "Prywatne"
👉 Kolor - wybierz z palety
👉 Opis - opcjonalne pole na dodatkowe informacje
- Zapisz - nieobecność pojawi się w kalendarzu z nadaną nazwą i kolorem.
Ważne: Kolory dla usług i nieobecności działają zarówno w CRM web, jak i w aplikacji mobilnej.
¶ Dostępne terminy
Po dodaniu wizyty w zakładce Kalendarz termin ten się niedostępny dla innych Klientów_tek z poziomu grafiku na Twoim profilu (zostaną oznaczone jako przekreślone):
¶ Usługa dostępna tylko z poziomu CRM
Możesz mieć usługi, które będą dostępne do wybrania tylko w przypadku kiedy dodajesz wizytę ręcznie, w zakładce Kalendarz.
Jeśli chcesz by wybrana usługa nie była dostępna do wybrania przez Klienta_tkę podczas umawiania wizyty na Twoim profilu, w Cenniku usług zaznacz opcję “Usługa dostępna do wybrania tylko przez specjalistę w CRM (pacjenci nie mogą rezerwować tej wizyty przez platformę)”.
Więcej o konfiguracji usług, przeczytasz tutaj.
¶ Codzienny harmonogram dnia
Możesz również otrzymywać codzienny harmonogramem wizyt zaplanowanych na dany dzień - wszystkich tych, które są dodane w zakładce Kalendarz.
Aby otrzymywać codzienny harmonogram wizyt, przejdź do zakładki Powiadomienia , a następnie zaznacz opcję “Codzienny harmonogram dnia (zaplanowane wizyty)".
Wiadomość będzie przychodzić na ten adres mailowy, podany w polu “Email do otrzymywania powiadomień” powyżej.
Ważne! Wizyty odwołane przez Klientów, są automatycznie usuwane z zakładki Kalendarz, więc również i z harmonogramu dnia. Jednak jeśli Klient odwołał spotkanie bezpośrednio u Ciebie (mailowo/telefonicznie), pamiętaj o ręcznym usunięciu. W przeciwnym razie pojawi się ono w wysłanym harmonogramie.
¶ Integracja z Kalendarzem Google
Połączenie ustawisz w Ustawienia → Integracje → Google Calendar. Wizyty z wybranych gabinetów są wysyłane do Google. Opcjonalna synchronizacja dwustronna importuje wydarzenia Google jako nieobecności blokujące terminy w grafiku, a nie jako wizyty z klientem. Usunięcie wizyty w Google nie odwołuje jej w CRM. Pełną konfigurację opisuje Integracja z Kalendarzem Google.
¶ Pełny widok wizyty
Pełny widok otwiera szczegóły spotkania na osobnej stronie.
- Kliknij wizytę w kalendarzu albo ikonę oka w Kalendarz → Wizyty → W kalendarzu.
- W panelu szczegółów wybierz Widok pełny.
- Przechodź między zakładkami Przegląd, Terapia, Czat i Historia komunikacji, w zakresie dostępnym dla Twojego konta.
- Aby wrócić do bocznego panelu, kliknij niebieski przycisk Widok kompaktowy.
W Terapia znajdziesz Notatki, Przed sesją, Prace domowe i Materiały, z tymi samymi danymi klienta co w jego karcie. Dostęp zależy od planu, typu konta, uprawnień i zgód. Avatar z inicjałami prowadzi do karty klienta.
CRM pamięta wybór widoku w tej przeglądarce, więc kolejne wizyty mogą otwierać się od razu na osobnej stronie. Szczegółowy opis zakładek, ograniczenia dostępu i aktualne screeny znajdziesz w instrukcji Zarządzanie wizytami.
¶ Automatyczne podstawianie danych z ostatniej wizyty
Funkcja sprawia, że przy umawianiu nowej wizyty dla klienta_ki typ wizyty, cena i czas trwania uzupełniają się automatycznie - na podstawie poprzedniej wizyty z tą osobą.
Zobacz wideo-instrukcję → https://www.loom.com/share/f465ea9b880e49f0bb12438c207b047d
¶ Jak działa automatyczne podstawianie?
- Zaloguj się do CRM i otwórz kartę wybranego Klienta_ki.
- Kliknij przycisk "+ Dodaj wizytę".
- Typ wizyty, cena i czas trwania uzupełnią się automatycznie na podstawie poprzedniej wizyty tej osoby.
- Możesz zaakceptować dane lub zmienić je ręcznie przed zapisaniem.
¶ Jak włączyć lub wyłączyć automatyczne podstawianie?
- Przejdź do "Ustawień" → "Konto i subskrypcja".
- Znajdź przełącznik "Automatyczne podstawianie danych ostatniej wizyty".
- Włącz lub wyłącz według potrzeb.
Ważne:
👉 Przy oknie potwierdzenia nowej wizyty możesz zaznaczyć "Zapamiętaj wybór" - CRM nie będzie ponownie pytać o automatyczne podstawianie
👉 Jeśli dany klient_ka nie ma żadnej poprzedniej wizyty, pola pozostają puste i uzupełniasz je ręcznie
¶ Historia usuniętych wizyt
Usunięte spotkania znajdziesz teraz razem z pozostałymi wizytami, w zakładce Wizyty.
- Otwórz Kalendarz w menu bocznym CRM.
- Nad kalendarzem wybierz Wizyty.
- Wybierz podzakładkę Usunięte po lewej stronie, obok W kalendarzu.
Dane na screenie są fikcyjne. Tabela pokazuje termin i numer wizyty, dane klienta, usługę i czas trwania, miejsce i formę, status, informację o usunięciu i jego przyczynie, jeśli została podana, oraz cenę. W panelu ośrodka widoczny jest też specjalista prowadzący.
¶ Jak znaleźć usuniętą wizytę?
Wpisz nazwisko lub e-mail w wyszukiwarce. Listę możesz zawęzić do gabinetu i usługi, a w panelu ośrodka także do specjalisty. Wyniki aktualizują się automatycznie. Filtry i strona tej tabeli są zapamiętywane oddzielnie od listy W kalendarzu podczas poruszania się po CRM w tej samej sesji.
¶ Jak otworzyć szczegóły?
Kliknij ikonę oka w kolumnie Akcje. Otworzy się panel ze szczegółami do odczytu. W historii usuniętych wizyt nie można przywrócić ani edytować spotkania, zmienić jego płatności ani wysłać linku do videochata. Jeśli chcesz ponownie umówić spotkanie, dodaj nową wizytę.
Listę wizyt pozostających w kalendarzu, pozostałe filtry i szybkie działania opisuje instrukcja Zarządzanie wizytami.