¶ Karta dziecka
Karta dziecka to karta klienta osoby poniżej 16 lat, której wizytę umówił rodzic lub opiekun prawny przez aplikację TwójPsycholog. Dane na karcie należą do dziecka, a kontakt, powiadomienia i płatności do opiekuna. Ta instrukcja pokazuje, jak rozpoznać taką kartę, gdzie znaleźć dane opiekuna i czym karta dziecka różni się od karty dorosłego klienta. Pozostałe sekcje karty działają tak samo, jak opisuje instrukcja Karta klienta.
¶ Skąd się bierze karta dziecka?
- Rodzic lub opiekun, który ma konto w aplikacji TwójPsycholog, dodaje na swoim koncie profil dziecka: imię, nazwisko i datę urodzenia. Składa przy tym oświadczenie, że jest rodzicem lub opiekunem prawnym dziecka.
- Opiekun wybiera specjalistę i termin, a w rezerwacji wskazuje, że wizyta jest dla dziecka.
- Przy pierwszej takiej rezerwacji w CRM powstaje karta dziecka. Kolejne wizyty tego dziecka trafiają na tę samą kartę.
Karty dziecka nie tworzysz w CRM. Powstaje ona wyłącznie z rezerwacji opiekuna w aplikacji. Wizytę dla dziecka da się umówić tylko u specjalisty, który ma w profilu rodzaj terapii Dla dzieci i młodzieży. Jeśli pracujesz z dziećmi, sprawdź, czy masz go zaznaczonego. Dostępność rodzajów terapii w profilu opisuje instrukcja Profil.
Wizyty, które rodzic umawia dla siebie, trafiają na jego własną kartę. Rodzic i dziecko mają więc w CRM dwie osobne karty, nawet jeśli widnieje na nich ten sam adres e-mail i telefon.
¶ Jak rozpoznać kartę dziecka?
Kartę dziecka oznacza niebieska plakietka Dziecko z ikoną buzi. Zobaczysz ją:
- na liście Klienci, obok imienia i nazwiska,
- w nagłówku karty klienta,
- w szczegółach wizyty, przy danych klienta,
- w kalendarzu, gdzie kafelek wizyty ma przed imieniem ikonę buzi. Po najechaniu na nią pojawi się podpowiedź Dziecko.
Przykład z fikcyjnymi danymi. Wszystkie screeny w tej instrukcji pokazują dane demonstracyjne.
W nagłówku karty dziecka zamiast informacji o Koncie Klienta widnieje oznaczenie Dziecko. Przy dacie urodzenia CRM pokazuje wiek dziecka, a dane kontaktowe są podpisane jako E-mail opiekuna i Telefon opiekuna.
¶ Dane na karcie dziecka
Otwórz kartę i wybierz zakładkę Dane i zgody. W sekcji Dane klienta_tki:
- Imię i nazwisko oraz Data urodzenia należą do dziecka. Obok daty urodzenia jest podany wiek.
- E-mail opiekuna to adres konta opiekuna w aplikacji, a Telefon opiekuna to numer, który opiekun podał przy rezerwacji.
Na adres e-mail i numer telefonu z karty trafiają wiadomości o wizytach dziecka: potwierdzenia, przypomnienia, odwołania i linki do płatności. Powiadomienia w aplikacji dostaje opiekun na swoim koncie. Treść wiadomości jest taka sama jak przy wizytach dorosłych, więc powitanie zawiera imię dziecka, choć czyta je opiekun.
E-mail i telefon na karcie dziecka możesz zmienić przyciskiem Edytuj dane, tak jak na każdej karcie. Pamiętaj jednak, że przy kolejnej rezerwacji opiekun nadpisze je swoim aktualnym kontaktem. Przypomnienia o wizytach wyłączysz w sekcji Ustawienia komunikacji, tak samo jak u dorosłego klienta.
¶ Sekcja Opiekun
W zakładce Dane i zgody karty dziecka zamiast sekcji Konto Klienta jest sekcja Opiekun. Znajdziesz w niej:
- Imię i nazwisko opiekuna,
- Adres e-mail opiekuna,
- Numer telefonu opiekuna,
- Data oświadczenia opiekuna, czyli dzień, w którym opiekun złożył w aplikacji oświadczenie o władzy rodzicielskiej lub opiece prawnej.
Imię, nazwisko i telefon opiekuna pochodzą z jego konta w aplikacji. Jeśli opiekun ich tam nie uzupełnił, pole zostanie bez danych.
Jeśli opiekun usunie swoje konto w aplikacji, w sekcji Opiekun zobaczysz komunikat Opiekun usunął konto w aplikacji. Karta dziecka i historia jego wizyt zostają w CRM, a karta nadal jest oznaczona jako karta dziecka.
¶ Płatności i aplikacja opiekuna
Za wizyty dziecka płaci opiekun. W aplikacji opiekun widzi wizyty dziecka razem ze swoimi: termin, specjalistę, status i płatność. Może je opłacić, odwołać i przełożyć tak samo jak własne wizyty.
Opiekun nie widzi w aplikacji notatek ani innych treści z terapii dziecka.
¶ Czego nie ma na karcie dziecka?
Dziecko nie ma własnego konta w aplikacji TwójPsycholog. Dlatego na karcie dziecka nie są dostępne funkcje, które działają przez aplikację klienta:
- Zaproszenie do aplikacji. Na karcie dziecka nie ma sekcji Konto Klienta ani przycisków wysyłki zaproszenia.
- Prace domowe, Testy i Czat. Zakładki są zablokowane, a po ich otwarciu zobaczysz komunikat Sekcja niedostępna. Dotyczy to zarówno karty klienta, jak i pełnego widoku wizyty.
- Scalanie z kartą innej osoby. Na liście klientów przy karcie dziecka nie ma przycisku wyboru do scalania. Karty dziecka nie połączysz też z kartą rodzica.
Notatki, Przed sesją, Plan terapii, wizyty i rozliczenia działają tak samo jak na karcie dorosłego klienta, zgodnie z Twoim planem i zgodami. W Terapia → Materiały możesz nadal wysyłać materiały e-mailem. Trafią na adres z karty, czyli do opiekuna.
¶ Ograniczenia
- Profil dziecka w aplikacji obsługuje dzieci poniżej 16 lat. Dziecko musi mieć mniej niż 16 lat w dniu dodania profilu i w dniu wizyty. Opiekun nie umówi wizyty ani nie przełoży jej na termin, w którym dziecko ma już 16 lat.
- Dziecko ma jednego opiekuna: tego, który dodał jego profil w aplikacji.
- Opiekun nie może sam zmienić w aplikacji imienia, nazwiska ani daty urodzenia dziecka. Jeśli dane dziecka są błędne, opiekun może skontaktować się z pomocą TwójPsycholog.
- Wizytę dla dziecka umawia się tylko po zalogowaniu w aplikacji. Rezerwacja bez logowania, nawet na adres e-mail lub telefon rodzica, nie trafi na kartę dziecka.
¶ Najczęstsze pytania
¶ Na karcie dziecka widzę e-mail i telefon rodzica. Czy to błąd?
Nie. Dziecko nie ma własnego konta, więc na karcie jest kontakt do opiekuna. Dlatego pola są podpisane jako E-mail opiekuna i Telefon opiekuna, a wiadomości o wizytach trafiają do opiekuna.
¶ Na liście klientów są dwie osoby z tym samym adresem e-mail. Czy mam je połączyć?
Nie. Jeśli jedna z nich ma oznaczenie Dziecko, to są osobne karty rodzica i dziecka. Każda ma swoje wizyty i dokumentację. CRM nie pozwala scalić karty dziecka z inną kartą.
¶ Nie widzę przycisku zaproszenia do aplikacji.
Na karcie dziecka zaproszenia nie ma, bo dziecko nie zakłada konta w aplikacji. Z aplikacji korzysta opiekun na swoim koncie. W sekcji Zgody i dostęp w zakładce Przegląd Konto Klienta ma status Niepołączone. To prawidłowe.
¶ Dlaczego nie mogę zlecić dziecku pracy domowej ani udostępnić testu?
Prace domowe, testy i czat działają przez aplikację klienta, a dziecko nie ma w niej konta. Zadanie nie miałoby odbiorcy, więc te sekcje są zablokowane. Materiały możesz wysłać e-mailem do opiekuna.
¶ Czy mogę sama lub sam dodać kartę dziecka w CRM?
Nie. Karta dziecka powstaje tylko wtedy, gdy opiekun umówi dziecku wizytę w aplikacji. Jeśli dodasz w CRM nowego klienta, powstanie zwykła karta, bez oznaczenia Dziecko i sekcji Opiekun.
¶ Opiekun nie może umówić wizyty dla dziecka.
Sprawdź, czy masz w profilu zaznaczony rodzaj terapii Dla dzieci i młodzieży. Bez niego aplikacja nie pozwoli umówić u Ciebie wizyty dla dziecka. Wizyty nie da się też umówić, jeśli dziecko w dniu wizyty ma już 16 lat.
¶ Zmieniłam lub zmieniłem e-mail na karcie dziecka, a po czasie wrócił poprzedni.
Przy każdej kolejnej rezerwacji opiekun nadpisuje e-mail i telefon na karcie dziecka swoim aktualnym kontaktem. E-mail pochodzi z konta opiekuna w aplikacji, a telefon z formularza rezerwacji. Jeśli opiekun chce otrzymywać wiadomości na inny adres lub numer, powinien zmienić je w aplikacji.