¶ Zakładka Klienci
W zakładce Klienci zarządzasz danymi osób, z którymi pracujesz. Możesz tu dodawać nowe osoby, edytować ich dane, zapraszać do założenia konta na TwójPsycholog.pl oraz masz dostęp do wizyt danego Klienta_tki:
Dodatkowo w tym miejscu masz również dostęp do funkcji:
- Notatki z sesji
- Podsumowania przed sesją
- Czat z Klientem_tką
- Prace domowe
- Materiały
- Historia komunikacji
- Dane rozliczeniowe Klienta_tki
¶ Jak dodać nowego klienta_tkę?
Gdy Klient_ka umówi do Ciebie wizytę poprzez platformę TwójPsycholog , zostaje on_a automatycznie dodany_a do Twojej listy.
Jeśli jednak chcesz dodać osobę, która zapisała się do Ciebie inną drogą, wystarczy:
- Wejść w zakładkę Klienci
- Kliknąć przycisk “Nowy klient” w prawym górnym rogu
- Po uzupełnieniu imienia i nazwiska oraz opcjonalnie numeru telefonu/maila/adresu/daty urodzenia, Klienta_tka zostaje dodany_a
Wskazówka! Nowego Klienta możesz dodać również od razu przy tworzeniu jego pierwszej wizyty w zakładce Kalendarz. Nie ma konieczności najpierw dodawania Klienta, a następnie przejścia do dodawania wizyty.
Więcej na temat tworzenia wizyt przeczytasz tutaj
¶ Źródło rejestracji Klientów
Przy każdym profilu widzisz oznaczenie, skąd dany klient_ka trafił_a do Twojej bazy:
- TwójPsycholog.pl: osoba zarejestrowała się przez marketplace i sama umówiła wizytę
- CRM: dodałeś_aś klienta_kę ręcznie w CRM
- CRM Placówki: klient_ka został_a dodany_a przez ośrodek, w którym pracujesz
- Partner: rejestracja odbyła się przez partnerskie źródło (np. firmę korzystającą z benefitu)
¶ Jak wyszukać wybranego_ą klienta_tkę
W zakładce Klienci użyj pola wyszukiwarki nad listą. Możesz wyszukiwać po imieniu, nazwisku, numerze telefonu lub adresie e-mail.
Lista filtruje się na bieżąco w trakcie wpisywania.
¶ Zaproś klienta_tkę do założenia swojego konta
Z poziomu profilu klienta_tki możesz wysłać zaproszenie do założenia konta na TwójPsycholog.pl.
Wystarczy kliknąć „Zaproś do aplikacji". Klient_ka otrzyma e-mail z linkiem do rejestracji.
Co zyskuje osoba, która założy konto:
- Dostęp do darmowej aplikacji mobilnej TwójPsycholog z narzędziami self-help (dziennik nastroju, ćwiczenia oddechowe, kursy psychoedukacyjne).
- Możliwość otrzymywania prac domowych od Ciebie (prace domowe są widoczne wyłącznie w aplikacji mobilnej).
- Dostęp do materiałów, które wysyłasz z biblioteki lub jako załączniki.
- Możliwość prowadzenia z Tobą czatu w bezpiecznym kanale CRM.
- Wgląd w historię swoich wizyt i statusy płatności.
- Samodzielne umawianie kolejnych wizyt w Twoim kalendarzu.
W jaki sposób zachęcić Klienta do założenia Konta za pomocą jednego przycisku?
- Wejdź do zakładki Klienci a następnie kliknij w wybranego Klienta.
- Upewnij się, że Twój Klient ma uzupełniony adres e-mail. Jeśli nie - kliknij przycisk Edytuj, uzupełnij pole “Email” i zapisz.
- Kliknij w przycisk “Zaproś do aplikacji”, który znajduje się po lewej, pod polem “Kluczowe informacje”.
¶
Jakie dane znajdują się w profilu klienta_tki?
Profil klienta_ki w CRM składa się z dwóch części: karty z danymi osobowymi (u góry) oraz ośmiu podzakładek z funkcjami związanymi z procesem terapeutycznym.
Karta danych osobowych zawiera:
- Imię i nazwisko.
- Numer telefonu i adres e-mail.
- Datę urodzenia i adres (jeśli zostały uzupełnione).
- Źródło rejestracji.
- Status zaproszenia do konta (czy klient_tka ma już konto na TwójPsycholog.pl).
- Status zgód RODO.
Obok karty danych znajdziesz osiem podzakładek: Wizyty, Notatki, Przed sesją, Czat, Prace domowe, Materiały, Historia komunikacji, Dane rozliczeniowe.
Każdą opisujemy niżej.
¶ Kluczowe informacje
W lewym panelu bocznym profilu klienta_ki, pod podstawowymi danymi, znajduje się karta Kluczowe informacje. To prosty notatnik na rzeczy, o których chcesz pamiętać przy każdym kontakcie z daną osobą.
Co możesz tu wpisać:
- Najważniejsze fakty z wywiadu wstępnego, do których chcesz mieć szybki dostęp.
- Cele terapeutyczne, nad którymi pracujecie.
- Preferencje klienta_ki (np. forma zwrotu, ulubiony język terapii, sposób pracy).
- Ostrzeżenia kliniczne (np. tematy wrażliwe, sytuacje wymagające szczególnej uwagi).
- Cokolwiek innego, co chcesz mieć pod ręką bez przeklikiwania się do notatek.
Co zobaczysz:
- Komunikat „Brak kluczowych informacji o tym kliencie", jeśli karta nie została jeszcze uzupełniona.
- Link „Dodaj kluczowe informacje", który otwiera edytor.
Co możesz zrobić:
- Wpisać dowolny tekst w prostym edytorze (dostępne formatowanie: pogrubienie, kursywa, link).
- Kliknąć „Zapisz", żeby zachować zmiany, lub „Anuluj", żeby je odrzucić.
- W każdej chwili wrócić i edytować treść.
Ważne: Kluczowe informacje są widoczne tylko dla Ciebie. Klient_ka nie ma do nich wglądu. W odróżnieniu od notatek z sesji nie są szyfrowane indywidualnym kluczem, więc nie wpisuj tu danych wrażliwych (treści sesji, diagnoz, danych klinicznych). Na takie informacje przeznaczona jest podzakładka Notatki.
¶ Kiedy nie mogę edytować danych klienta_tki
Niektórych pól w profilu nie możesz edytować samodzielnie. Dotyczy to sytuacji, gdy:
- Klient_ka założył_a własne konto na TwójPsycholog.pl. Dane podstawowe (imię, nazwisko, e-mail, telefon) zarządza wtedy sam_a z poziomu swojego konta.
- Klient_ka został_a dodany_a przez ośrodek (CRM Placówki) i nie ma uprawnień do edycji jego_jej danych.
W obu przypadkach możesz prosić klienta_kę o aktualizację danych po swojej stronie albo zgłosić zmianę administratorowi_ce ośrodka.
Klient_tka, który_a zarejestrował_a konto na platformie TwójPsycholog oznaczony_a jest specjalną ikoną na liście, w zakładce Klienci.
¶ Zgody RODO: kiedy trzeba je podesłać?
Zgody RODO są wymagane, gdy:
- Chcesz prowadzić w CRM notatki zawierające dane wrażliwe (np. zdrowie psychiczne, diagnozy, treści sesji).
- Chcesz korzystać z AI podsumowań przed sesją (przygotowywanych na podstawie Twoich notatek).
- Wysyłasz klientowi_tce powiadomienia e-mail i SMS przez system CRM.
Status zgód widzisz w karcie danych osobowych. Jeśli klient_tka jeszcze nie wyraził_a zgody, możesz wysłać dokument do podpisu bezpośrednio z profilu (przycisk “Wygeneruj link do akceptacji regulaminu”).
Dajemy też znać, jakich zabezpieczeń używamy do ochrony danych Twoich oraz Klientów_tek: Kliknij tutaj!
¶ Czy mogę dodać wizytę bez dodawania klienta_tki?
Tak. W kalendarzu możesz utworzyć wizytę bez przypisanego_ej klienta_tki, np. dla rezerwacji blokady czasu lub spotkania jednorazowego.
Zalecamy jednak dodawanie klientów_tek do bazy, aby zachować pełną historię współpracy, możliwość prowadzenia notatek i automatyczne powiadomienia.
¶ Podzakładka: Wizyty
W tej podzakładce widzisz wszystkie wizyty danego klienta_tki, zarówno przyszłe jak i przeszłe.
Co zobaczysz:
- Kafelek najbliższej wizyty na górze: data, godzina, rodzaj (stacjonarna lub online), kwota, status płatności.
- Tabelę z pozostałymi wizytami: kolumny Data wizyty, Rodzaj wizyty, Status wizyty, Status płatności.
Co możesz zrobić:
- Kliknąć wizytę, aby zobaczyć szczegóły lub przejść do edycji.
- Zmienić ręcznie status płatności (Opłacona / Nieopłacona), jeśli klient_tka zapłacił_a poza systemem.
- Odwołać wizytę z poziomu szczegółów.
Ważne: Status wizyty „wizyta odwołana - brak płatności" pojawia się automatycznie, gdy klient_tka nie opłacił_a wizyty w wyznaczonym czasie. W takiej sytuacji slot jest uwalniany.
¶ Podzakładka: Notatki
W tej podzakładce prowadzisz prywatne notatki z sesji. Notatki są szyfrowane indywidualnym kluczem prywatnym (AES) i widoczne tylko dla Ciebie. Ani my, ani nikt inny nie ma do nich dostępu.
Co zobaczysz:
- Listę notatek z autorem_ką i datą utworzenia.
- Treść notatek (zamaskowaną, jeśli nie jesteś zalogowany_a swoim kluczem).
Co możesz zrobić:
- Kliknąć „Dodaj notatkę", aby napisać notatkę ręcznie.
- Kliknąć „Zeskanuj notatkę", aby zrobić zdjęcie odręcznej notatki, np. z notesu. AI rozpozna pismo i zamieni je na tekst.
- Dyktować notatki głosowo w aplikacji mobilnej lub CRM web.
- Skorzystać z opcji „Popraw styl" lub „Uporządkuj myśli", żeby AI uporządkowała surową notatkę.
- Z menu kontekstowego (trzy kropki) edytować, usunąć lub wyeksportować notatkę.
Wymóg: Aby prowadzić notatki zawierające dane wrażliwe, klient_ka musi wyrazić zgodę RODO.
Dowiedz się więcej:
Jak zabezpieczone są notatki w CRM?
Notatki, które zapisujesz przy koncie klienta, są przechowywane w bazie danych w formie zaszyfrowanej. Oznacza to, że nie są zapisywane jako zwykły tekst, który ktoś mógłby odczytać.
- Szyfrowanie AES
Wszystkie notatki są kodowane algorytmem AES – to powszechnie stosowany i bezpieczny standard szyfrowania danych.
- Indywidualny klucz dla specjalisty
Każdy specjalista ma przypisany własny klucz prywatny. Tylko ten klucz pozwala odszyfrować notatki zapisane przez daną osobę.
- Brak dostępu innych osób
Notatki specjalisty nie mogą być odczytane przez innych specjalistów ani przez administratorów systemu – bez odpowiedniego klucza nie da się ich otworzyć.
Dzięki temu notatki w CRM są dostępne wyłącznie dla Ciebie i chronione przed nieuprawnionym dostępem.
¶ Podzakładka: Przed sesją
W tej podzakładce przygotowujesz się do nadchodzącej wizyty z pomocą AI. Funkcja generuje podsumowanie ostatnich sesji na podstawie Twoich notatek.
Co zobaczysz:
- Przycisk „Podsumuj ostatnie wizyty".
- Listę wygenerowanych podsumowań z datą, liczbą uwzględnionych notatek i zakresem dat.
- Ocenę każdego podsumowania (kciuk w górę „Pomocne" / kciuk w dół „Do poprawy").
Co możesz zrobić:
- Wybrać liczbę notatek do podsumowania.
- Wybrać zakres dat.
- Wybrać rodzaj podsumowania: Krótkie lub Rozbudowane.
- Ocenić jakość każdego podsumowania, żeby pomóc nam poprawić tę funkcję.
Wymóg: Minimum jedna notatka w bazie klienta_ki oraz zgoda RODO.
Ważne (bezpieczeństwo): Podsumowania powstają w środowisku szyfrowanym end-to-end, dane są anonimizowane, przetwarzanie odbywa się wyłącznie w UE/EOG, obowiązuje zero data retention (treści nie są przechowywane po wygenerowaniu odpowiedzi). Funkcja jest opcjonalna: możesz z niej nie korzystać i prowadzić sesje wyłącznie na podstawie własnych notatek.
Dowiedz się więcej: AI podsumowania przed sesją
¶ Podzakładka: Czat
W tej podzakładce prowadzisz bezpieczną rozmowę tekstową z klientem_tką między wizytami.
Co zobaczysz:
- Historię wiadomości, jeśli już rozmawialiście_łyście.
- Komunikat „Brak czatu z tym klientem", jeśli rozmowy jeszcze nie było.
Wymóg: Czat działa wyłącznie z klientami_tkami, którzy mają konto na TwójPsycholog.pl. Jeśli klient_ka jeszcze go nie ma, wyślij zaproszenie z poziomu profilu.
Dowiedz się więcej: Czat w CRM
¶ Podzakładka: Prace domowe
W tej podzakładce wysyłasz klientowi_tce zadania do wykonania między sesjami: ćwiczenia, dziennik nastroju, dziennik myśli, materiały do refleksji.
Co zobaczysz:
- Listę przypisanych prac domowych z datą wysłania i statusem wykonania.
- Komunikat „Ten klient nie ma jeszcze żadnych prac domowych", jeśli niczego jeszcze nie wysłałeś_aś.
Co możesz zrobić:
- Kliknąć „Dodaj pracę domową", aby wybrać zadanie z biblioteki lub stworzyć własne.
- Kliknąć „Zaproś do aplikacji", jeśli klient_tka nie ma jeszcze konta.
Ważne: Prace domowe są widoczne dla klienta_tki wyłącznie w aplikacji mobilnej TwójPsycholog. Klient_tka bez aplikacji nie będzie miał_a do nich dostępu.
¶ Podzakładka: Materiały
W tej podzakładce wysyłasz klientowi_tce dodatkowe materiały: pliki PDF, artykuły, infografiki, nagrania.
Co zobaczysz:
- Tabelę z kolumnami: Nazwa pliku, Typ pliku, Data przesłania, Przesłane przez.
- Komunikat „Brak materiałów", jeśli nic jeszcze nie wysłałeś_aś.
Co możesz zrobić:
- Kliknąć „Wyślij z biblioteki", aby wybrać materiał z Twojej biblioteki w CRM.
- Kliknąć „Dodaj załącznik", aby wgrać plik jednorazowo (bez zapisywania w bibliotece).
Dowiedz się więcej: Biblioteka materiałów
¶ Podzakładka: Historia komunikacji
W tej podzakładce widzisz pełną historię wszystkich powiadomień wysłanych do klienta_ki z systemu CRM.
Co zobaczysz:
- Oś czasu z wszystkimi interakcjami (e-maile, SMS-y).
- Filtry: Wszystkie, Emaile, SMS.
- Dla każdej interakcji: typ, status dostarczenia (np. „Dostarczony"), tytuł (np. „Email: Rozpoczęcie terapii", „Email: Przypomnienie o wizycie"), datę i godzinę, odbiorcę.
Po co to: Ta podzakładka daje Ci pełną transparentność w temacie tego, co system CRM wysyła do klienta_ki w Twoim imieniu (np. potwierdzenia wizyt, przypomnienia, prośby o opinię, SMS-y przed sesją).
¶ Podzakładka: Dane rozliczeniowe
W tej podzakładce uzupełniasz dane potrzebne do wystawiania faktur w systemach księgowych. Dane można uzupełnić zarówno dla osoby fizycznej, jak i dla firmy.
Co zobaczysz:
- Przełącznik Osoba fizyczna / Firma u góry formularza.
- Pola do wypełnienia (dla osoby fizycznej: imię, nazwisko, ulica, numer domu, numer lokalu opcjonalnie, kod pocztowy, miasto; dla firmy dodatkowo nazwę i NIP).
- Kropkę przy nazwie podzakładki w menu, gdy dane są uzupełnione, ale jeszcze nie zapisane.
Co możesz zrobić:
- Wybrać typ płatnika (Osoba fizyczna lub Firma).
- Wypełnić formularz danymi rozliczeniowymi klienta_ki.
- Kliknąć „Zapisz dane", żeby zachować informacje.
- Kliknąć „Wyczyść dane", żeby zresetować formularz.
Ważne: Dane rozliczeniowe są używane wyłącznie do wystawiania faktur. Nie są widoczne dla klienta_ki w jego_jej koncie ani w aplikacji mobilnej. Jeśli klient_ka prosi o fakturę na firmę, upewnij się że przełącznik jest ustawiony na Firma i że NIP został wpisany poprawnie.
