Czat pozwala ustalać sprawy między spotkaniami, przekazywać materiały i wracać do rozmowy z poziomu karty klienta. Na komputerze możesz też otworzyć niewielkie okno rozmowy nad innym obszarem CRM — na przykład podczas przeglądania prac domowych.
¶ Dostęp do czatu
Czat działa z osobami, które mają Konto Klienta powiązane z Twoją kartoteką. Potrzebujesz również planu i typu konta, które udostępniają tę funkcję. Brak rozmowy nie musi oznaczać problemu technicznego: sprawdź połączenie konta i ustawienia dostępności czatu.
W Czat → Ustawienia wybierz, czy rozmowy mają być dostępne wszystkim Twoim klientom z Kontem Klienta, czy tylko osobom, którym udzielisz dostępu indywidualnie. Przy drugim wariancie włącz czat właściwej osobie w jej karcie, w ustawieniach komunikacji.
Jeśli klient nie ma konta, skorzystaj z Dane i zgody → Zaproś do aplikacji → Wyślij. Samo wysłanie zaproszenia nie oznacza jeszcze, że klient utworzył i połączył konto. Szczegóły: Konto Klienta i zgody.
¶ Rozpoczęcie i prowadzenie rozmowy
- Otwórz Czat i wybierz klienta z listy rozmów albo przejdź do zakładki Czat w jego karcie.
- Sprawdź imię i nazwisko odbiorcy w nagłówku.
- Wpisz wiadomość w polu na dole.
- Wyślij ją przyciskiem wysyłania. Enter wysyła tekst; Shift + Enter pozwala zacząć nowy wiersz.
- Aby odczytać wcześniejszą historię, przewijaj rozmowę w górę. Starsze wiadomości doładowują się w miarę potrzeby.
Wszystkie dane i wiadomości na zrzutach są fikcyjne.
Lista i oznaczenia nieprzeczytanych wiadomości pomagają odnaleźć nowe odpowiedzi. Nie musisz ręcznie odświeżać strony po każdej wiadomości. Przy wolniejszym połączeniu daj rozmowie chwilę na aktualizację.
¶ Okna rozmów podczas pracy w CRM
Na szerszym ekranie komputera rozmowę możesz prowadzić w oknie nad aktualnie otwartą stroną CRM. Dzięki temu nie musisz opuszczać karty klienta, żeby doprecyzować ustalenie lub przekazać materiał.
- Zwiń chowa rozmowę do niewielkiego elementu przy krawędzi ekranu. Kliknij go, aby wrócić do okna.
- Otwórz na pełnym ekranie przenosi do większego widoku rozmowy na stronie czatu.
- Zamknięcie okna nie jest usunięciem historii rozmowy.
- Możesz przełączać się między otwartymi rozmowami; nadmiar okien może zostać zwinięty.
Wpisany tekst pozostaje w otwartym oknie podczas jego minimalizowania. Nie traktuj tego jako trwałego zapisu wiadomości: przed opuszczeniem pracy wyślij potrzebną treść albo zachowaj ją we właściwym miejscu. Na małym ekranie korzystasz z widoku rozmowy zamiast zestawu pływających okien. Na samej stronie czatu te okna są ukrywane.
¶ Dyktowanie zamiast pisania
Mikrofon przy polu wiadomości pozwala zamienić mowę na tekst. Klient otrzymuje wiadomość tekstową, a nie plik audio.
- Kliknij mikrofon.
- Jeśli przeglądarka poprosi o dostęp do mikrofonu, zezwól na niego.
- Rozpocznij nagranie, podyktuj treść i zakończ nagrywanie.
- Poczekaj na przepisanie wypowiedzi.
- Przeczytaj i popraw tekst w polu wiadomości.
- Wyślij wiadomość dopiero po sprawdzeniu treści i odbiorcy.
Dyktowanie działa także w oknach rozmów. Pomyłki rozpoznawania mowy poprawiasz przed wysłaniem. Jeśli mikrofon nie działa, sprawdź uprawnienia strony w przeglądarce i urządzenie wejściowe.
¶ Załącznik z urządzenia i materiał z biblioteki
Kliknij spinacz przy polu wiadomości. Dostępne opcje pozwalają wybrać plik Z urządzenia albo materiał Z biblioteki.
Pliki z urządzenia mogą mieć format PDF, JPG/JPEG, PNG, GIF lub WEBP, do 5 MB. W pełnym widoku sprawdź podgląd wybranego pliku i wyślij go przyciskiem; przed wysłaniem możesz odrzucić wybór. W niewielkim oknie rozmowy wybór pliku uruchamia wysyłkę od razu, dlatego sprawdź plik i odbiorcę przed jego wybraniem. Nie wysyłaj dokumentacji innej osoby ani pliku wybranego przypadkowo.
Przy materiale z biblioteki wybierz odpowiednią kolekcję i materiał, uzupełnij dodatkową informację, jeśli jest potrzebna, oraz potwierdź wysłanie. Materiały oznaczone Aplikacja Klienta prowadzą do narzędzia w aplikacji; nie muszą być plikiem PDF. Szczegóły: Biblioteka materiałów.
Osobną drogą jest Karta klienta → Terapia → Materiały → Dodaj załącznik. Plik dodany tam nie musi pojawić się jako wiadomość w rozmowie. Z kolei Wyślij z biblioteki pozwala wybrać dostępny kanał czatu lub e-maila. Te działania mają różny cel — sprawdź, którędy chcesz przekazać materiał.
¶ Powiadomienia o nowych wiadomościach
CRM oznacza nieprzeczytane rozmowy. Nową wiadomość może również sygnalizować dźwięk i informacja w tytule karty przeglądarki. Dźwięk zależy m.in. od uprawnień, wyciszenia karty oraz ograniczeń automatycznego odtwarzania w przeglądarce.
Nieodczytana wiadomość od specjalisty może uruchomić przypomnienie e-mail do klienta. Klient zarządza swoimi ustawieniami powiadomień na własnym koncie. Oznaczenie wysyłki lub powiadomienie nie daje pewności, że odbiorca zapoznał się z treścią.
¶ Jak zmienić czas przechowywania wiadomości?
- Otwórz Czat → Ustawienia.
- Znajdź Czas przechowywania wiadomości.
- W polu Liczba dni przechowywania wiadomości podaj liczbę całkowitą od 1 do 1825 dni.
- Kliknij Zapisz.
Domyślnie jest to 30 dni, ale obowiązuje ustawienie zapisane na Twoim koncie. Nie zakładaj, że każda rozmowa zawsze jest przechowywana dokładnie miesiąc. Zmiana okresu nie jest sposobem odzyskania wiadomości, które zostały wcześniej usunięte.
Najważniejsze ustalenia dotyczące prowadzonej terapii zapisz we właściwej dokumentacji, np. w Notatkach lub Planie terapii, uwzględniając ich cel i dostęp.
¶ Blokowanie rozmowy i usuwanie
W menu rozmowy możesz zablokować lub ponownie odblokować czat danej osobie. Blokada kontaktu na czacie jest czym innym niż blokada samodzielnego rezerwowania wizyt. Tę drugą opisuje Czarna lista.
Przed usunięciem wiadomości albo historii przeczytaj komunikat potwierdzenia. Usunięcie po swojej stronie nie oznacza usunięcia kopii widocznej u rozmówcy. Zamknięcie lub zminimalizowanie okna także nie usuwa rozmowy.
¶ Czat a Wsparcie tekstowe
Zwykła rozmowa z klientem i konsultacja w usłudze Wsparcie tekstowe mają osobne zasady. Usługa wymaga aktywacji przez zespół i nie włącza się automatycznie wraz z Premium. W takim wątku pojawiają się dodatkowe informacje o konsultacji, terminie odpowiedzi i wywiadzie wstępnym. Zobacz obsługę Wsparcia tekstowego.
¶ Najczęstsze trudności
| Problem | Co zrobić? |
|---|---|
| Nie mogę rozpocząć rozmowy | Sprawdź Konto Klienta i dostępność czatu dla tej osoby. |
| Brak okien nad CRM | Na małym ekranie i na stronie czatu używany jest inny widok. |
| Brak dźwięku | Sprawdź wyciszenie i uprawnienia przeglądarki. |
| Nie widzę nowej treści | Sprawdź połączenie, ponownie otwórz rozmowę; przy dłuższym problemie odśwież stronę. |
| Nie działa dyktowanie | Sprawdź dostęp strony do mikrofonu. |
| Brakuje starszych wiadomości | Sprawdź zapisany okres przechowywania i przewiń historię w górę. |
Powtarzający się problem opisz w Moich zgłoszeniach. Podaj czas i miejsce wystąpienia, bez kopiowania poufnej treści rozmowy.