¶ Dzień dobry, cześć!
Miło nam powitać Cię w gronie naszych Specjalistów i Specjalistek.
Ta krótka instrukcja ma za zadanie wprowadzić Cię w podstawowe funkcjonalności naszego systemu i platformy, by móc skutecznie z nich korzystać. Przede wszystkim kluczowe jest staranne uzupełnienie profilu — dlatego proponowalibyśmy skupienie na kroku 4. i 5. (wypełnienie profilu, dodanie cennika, gabinetu i grafiku).
Pamiętaj jednak, że jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości lub pytania, w każdej chwili możesz napisać do nas maila na: kontakt@twojpsycholog.pl
¶ Krok 1. Rejestracja
Aby założyć Konto na platformie TwójPsycholog, konieczne jest wypełnienie formularza zgłoszeniowego oraz przesłanie na maila kontakt@twojpsycholog.pl dokumentów potwierdzających Twoje kwalifikacje. Abyśmy mogli dodać do Twojego profilu tytuł:
- Psychologa — potrzebne jest podesłanie dyplomu ukończenia 5-letnich studiów z psychologii.
- Psychoterapeuty w trakcie szkolenia — należy podesłać zaświadczenie o byciu w trakcie min. 4-letniej szkoły psychoterapii (od II roku)
- Psychoterapeuty — należy podesłać dyplom psychoterapeuty.
- Psychoterapeuty certyfikowanego — konieczne jest przesłanie certyfikatu potwierdzającego certyfikację.
Ważne! Niestety w procesie określania poziomu certyfikacji nie są brane pod uwagę umowy, rachunki czy screeny z platform uczelnianych. Nie ma również potrzeby podsyłania dyplomów ze studiów podyplomowych czy kilkunastogodzinnych szkoleń — dodatkowe specjalizacje oraz kursy każdy Specjalista może wpisać samodzielnie w zakładce „Profil”.
Coach certyfikowany/akredytowany - podeślijcie nam dyplom, a my zaktualizujemy Wasze kwalifikacje (w tym wypadku również potrzebne są dokumenty wymienione wyżej) :).
¶ Krok 2. Aktywacja konta
Gdy uzupełnisz formularz i podeślesz swoje dokumenty, w ciągu 48h zakładamy Twoje konto. Następnie musisz je aktywować:
- Kliknij w link aktywacyjny, który przyszedł na podany przy rejestracji adres mailowy.
- Zaloguj się za pomocą pierwszego, automatycznie wygenerowanego hasła, które przyjdzie do Ciebie SMSem.
- Ustal nowe hasło. Wybierz takie, które zagwarantuje bezpieczeństwo Twojego konta.
Pierwsze logowanie musi odbyć się poprzez link aktywacyjny. Każde kolejne może natomiast być już z poziomu strony (przycisk „Logowanie" → "Specjalista/Ośrodek"). Więcej na temat logowania znajdziesz tutaj.
Ważne! Jeśli link aktywacyjny/SMS z hasłem do Ciebie nie dotrze lub dane aktywacyjne wygasną — napisz do nas, podeślemy je jeszcze raz :)
Wskazówka! Po pierwszym zalogowaniu zostaje automatycznie aktywowany bezpłatny okres próbny, który trwa dwa tygodnie i pozwala na zapoznanie się ze wszystkimi funkcjonalnościami naszego systemu w wersji rozszerzonej.
.png)
¶ Krok 3. Budowa systemu
Na początek, aby sprawnie poruszać się po systemie, kilka słów na temat jego budowy :)
W tym momencie składa się on z 7 zakładek w nawigacji bocznej (Kalendarz, Klienci, Rozliczenia, Raporty, Komunikator wideo, Współpraca oraz Ustawienia). Klikając w „Ustawienia”, można natomiast znaleźć 6 dodatkowych zakładek (Grafik, Gabinety, Cennik, Profil, Przypomnienia, Konto i Subskrypcja).
¶ 1) Kalendarz
Znajdziesz tutaj wszystkie wizyty umówione Klientów w trzech opcjach: kalendarza dziennego, tygodniowego oraz miesięcznego oraz dodasz wizyty Klientów, którzy umówili się telefonicznie/mailowo.
Każdy z gabinetów ma przypisany inny kolor, a spotkania online są dodatkowo oznaczone ikonką kamerki. Po kliknięciu w dany kafelek przechodzisz do szczegółów wizyty. Znajdują się tam między innymi dane Klienta, link do videochatu czy szybkich płatności.
Wskazówka! Podczas dodawania ręcznie wizyty, masz możliwość skorzystania z opcji „Wizyta cykliczna”, co pozwoli Ci zarezerwować dany termin dla wybranego_j Klienta_ki na dłuższy okres czasu.
¶ 2) Klienci
W tej zakładce znajdziesz:
- Bazę Twoich Klientów wraz z danymi kontaktowymi. Klikając na wybranego_ą Klienta_kę, możesz edytować informacje o nim, sprawdzić listę wizyt, dodać nowe spotkanie czy poprosić o wystawienie opinii (więcej przeczytasz o tym tutaj).
- Wszystkie opinie, które zostały Tobie wystawione przez Klientów (więcej przeczytasz o tym tutaj).
Wskazówka! Ikonka TwójPsycholog przy nazwisku świadczy o tym, że dana osoba ma założone u nas Konto Klienta (wtedy niektóre dane mogą być edytowane jedynie przez niego). Źródło rejestracji natomiast mówi o tym, jaką drogą umówił się do nas Klient.
.png)
¶ 3) Rozliczenia
W tym miejscu aktywujesz szybkie płatności, zobaczysz podsumowanie przychodu oraz historię płatności. Możesz również samodzielnie oznaczać ich status (opłacona/nieopłacona) oraz generować link do szybkich płatności.
Wskazówka! Zaznaczając opcję „Wymagaj opłacenia wizyty podczas rezerwacji przez portal TwójPsycholog", Klient będzie musiał zapłacić już podczas rezerwacji danego terminu poprzez platformę.
.png)
¶ 4) Raporty
W tej zakładce wygenerujesz:
1.Raport wizyt i płatności — raport ze szczegółowymi informacjami na temat wszystkich wizyt i płatności w wybranym miesiącu.
2. Listę Klientów — plik Excel z danymi wszystkich Klientów.
Ważne! Jeśli potrzebujesz raportu w jeszcze innej formie — napisz do nas na kontakt@twojpsycholog.pl
.png)
¶ 5) Komunikator wideo
w tym miejscu możesz ustawić możliwość ustawienia automatycznej wysyłki linków do naszego wewnętrznego videochatu dla każdego Klienta. Możesz również samodzielnie wysyłać Klientowi link do spotkania.
Ważne! Wszystkie linki znajdują się w szczegółach każdego spotkania (wystarczy kliknąć w zakładce „Kalendarz” w kafelek dotyczący danej wizyty). Możesz tam zarówno wejść w dane spotkanie, jak i wysłać ręcznie link Klientowi.
Więcej informacji na temat naszego komunikatora znajdziesz tutaj.
.png)
¶ 6) Współpraca
znajdziesz tutaj propozycje współprac — płatnych i/lub opartych na promocji. W tym miejscu znajduje się również Twój link polecający. Jeśli ktoś przy jego użyciu założy u nas Konto i wykupi opcję premium, otrzymasz 50% zniżki na najbliższy miesiąc.
.png)
¶ 7) Ustawienia
zakładka, w której możesz:
- zarządzać swoim profilem, kontem oraz gabinetem,
- tworzyć własny grafik,
- ustalać cennik,
- zarządzać przypomnieniami.
Wskazówka! Wszystkie informacje na profilu są opcjonalne, ale im więcej o sobie napiszesz, tym większe zaufanie zbudujesz u potencjalnych Klientów oraz częściej będziesz wyświetlać się w naszej wyszukiwarce oraz Formularzu Doboru Specjalisty. Natomiast prawidłowe ustawienie gabinetu, cennika i grafiku jest niezbędne, by Klienci mogli umawiać do Ciebie wizyty.
.png)
¶ Krok 4. Uzupełnij profil
Po aktywowaniu Konta najlepiej w pierwszej kolejności uzupełnij Zakładkę „Profil”, aby wszystko poprawnie wyświetlało się na platformie, a Konto było łatwe do znalezienia przez Klientów.
Przede wszystkim dodaj:
- Swoje zdjęcie profilowe.
- Kilka słów o sobie w polu „O mnie” - tutaj znajdziesz szczegółowe wskazówki, na co warto zwrócić uwagę.
- Dane kontaktowe
- Nurt/rodzaj terapii/dodatkowe specjalizacje/obszary pomocy.
- Języki, w których prowadzisz spotkania.
- Ukończone szkoły, odbyte staże i praktyki, certyfikaty i szkolenia, doświadczenie zawodowe oraz publikacje.
Są to pola, które pozwalają filtrować Specjalistów, więc brak tych informacji może spowodować niewyświetlanie się Twojego profilu na platformie. Więcej na temat uzupełniania profilu przeczytasz tutaj.
Ważne! Im więcej informacji, tym większe prawdopodobieństwo, że Klient znajdzie Cię na naszej platformie poprzez wyszukiwarkę czy Formularz Doboru Specjalisty. Dlatego warto również dodać takie szczegóły jak lata doświadczenia, płeć czy pracę z osobami LGBT+ lub głęboko wierzącymi.
Nowość! Od niedawna oprócz zdjęć, możesz na swoim profilu umieścić również krótki filmik :)
.png)
¶ Krok 5. Gabinet, cennik, grafik
Aby rozpocząć działanie na platformie i umożliwić Klientom zapisywanie się na wizyty, konieczne jest wcześniejsze uzupełnienie w „Ustawieniach” zakładki:
- Gabinety, aby Klienci wiedzieli, gdzie przyjmujesz (więcej informacji znajdziesz tutaj)
- Cennik, aby wiedzieli jakie usługi oferujesz oraz w jakiej cenie (więcej informacji znajdziesz tutaj)
- Grafik, aby móc zaproponować Klientom konkretne terminy wizyt (więcej informacji znajdziesz tutaj).
Bez uzupełnienia tych danych, Klient_ka nie będzie miał_a możliwości umówienia się do Ciebie na wizytę. Najlepiej zrobić to dokładnie w tej kolejności — zacząć od gabinetów, dodać cennik, a następnie przejść do grafiku :)
Ważne! Jeśli chcesz dodając gabinet włączyć w nim opcję szybkich płatności musisz je najpierw aktywować w zakładce “Rozliczenia”. Dokładana instrukcja jak to zrobić znajduje się tutaj.
.png)
¶ Krok 6. Dodatkowe funkcjonalności
Gdy już profil jest widoczny na platformie, a Klient ma możliwość umawiania wizyt — czas na ustawienie opcji, które ułatwią i zautomatyzują naszą pracę. Każda z nich jest elastyczna i możliwa do dopasowania do swoich preferencji oraz sposobu działania :)
¶ 1) Szybkie płatności
Jeśli chcesz wygodnie zarządzać płatnościami za konsultacje online i umożliwić swoim Klientom płacenie za wizyty szybkim przelewem:
1) Powiąż swoje Konto z platformą Stripe — naszym dostawcą płatności.
2) Zweryfikuj swoją tożsamość i/lub adres.
Tutaj znajdziesz szczegółową instrukcję krok po kroku jak to zrobić.
Klient opłaca wizytę podczas umawiania spotkania lub poprzez podesłany przez Ciebie link. Pieniądze spływają na Twoje Konto na platformie Stripe. Następnie możesz je wypłacać. Wystarczy, że wejdziesz na Koncie Stripe w zakładkę „Ustawienia", a następnie „Bank accounts and scheduling". W punkcie „Payout schedule" możesz ustawić automatyczne przelewy Twoich zarobków na konto bankowe lub robić to ręcznie.
Ważne! Możesz wygenerować link do szybkiego przelewu za wizytę i wysłać go klientowi ręcznie lub automatycznie. Opłacona przez klienta wizyta zmieni swój status. W tym celu wejdź w “Zaległe płatności”. Kliknij w trzy kropeczki znajdujące się przy konkretnej wizycie i wybierz opcje „Wygeneruj link do płatności” lub wejdź w szczegóły wizyty.
Więcej informacji na temat płatności online znajdziesz tutaj.
.png)
¶ 2) Komunikator wideo
Jako platforma TwójPsycholog, jesteśmy zintegrowani ze sprawdzonym i bezpiecznym rozwiązaniem do konsultacji online.
- Jest to otwartoźródłowe (open-source) rozwiązanie pozwalające organizować spotkania w formie video.
- Spotkania, łącznie z komunikacją czat, nie są przechowywane w żadnej formie.
- Każda rozmowa to unikalny link, więc do rozmowy dołączysz tylko Ty i Klient przypisany do wizyty.
Oprócz opcji szybkiego wysyłania linków oraz udostępniania ekranu komunikator posiada między innymi funkcję ukrywania własnego podglądu, wyświetlania rozmówcy na pełnym ekranie, nagrywania spotkania, zamazywania tła czy pisania wiadomości w trakcie rozmowy.
Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj.
.png)
¶ 3) Powiadomienia dla Ciebie dotyczące wizyty
System automatycznie może wysyłać na Twojego maila informacje o:
- nowych wizytach umówionych przez portal TwójPsycholog,
- o odwołaniu wizyty przez Klienta_kę
- oraz o pojawieniu się na Twoim profilu nowej opinii.
W każdym momencie, wchodząc w ustawienia → konto i subskrypcja → powiadomienia → zgoda na kontakt, może zaznaczyć, które powiadomienia chcesz dostawać. Jest możliwość wybrania wszystkich trzech opcji lub tylko niektórych z nich.
Więcej informacji na temat znajdziesz tutaj.
.png)
¶ 4) Przypomnienia
Każdy_a Klient_ka otrzymuje od nas przypomnienie SMS o wizycie dzień przed. Możesz jednak samodzielnie ustawić, do kogo takie przypomnienia są wysyłane oraz jaka jest ich treść. Zrobisz to w zakładce Przypomnienia w sekcji Ustawień.
Jeśli chcesz, aby przypomnienia o wizycie wysyłane były wyłącznie do Klientów, którzy umówili wizytę przez stronę TwójPsycholog (a co za tym idzie, zaakceptowali wszystkie zgody RODO itp.), zaznacz opcję „Wysyłaj przypomnienia SMS tylko do klientów, którzy umówili wizytę przez portal TwójPsycholog”. W ten sposób przypomnienia SMS nie zostaną wysłane do Klientów, dla których wizyta została dodana ręcznie.
Wskazówka! Możesz zmienić treść powiadomień, jakie wysyłane są do Twoich Klientów. Zrobisz to, używając pól dynamicznych — są to specjalne pola, zamiast których podczas wysyłki SMS podstawiane są prawdziwe dane Klienta_ki lub Twoje. Przykładowe pole dynamiczne to np. [imie], zamiast którego Klient_ka zobaczy swoje imię. Pamiętaj, żeby sprawdzić, jak będzie wyglądała Twoja wiadomość za pomocą opcji „Podgląd wiadomości”. Dzięki temu unikniesz błędów, np. źle użytych pól dynamicznych.
Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj.
.png)
¶ 5) Widget na stronę WWW
Jeśli chcesz, aby nowi lub dotychczasowi Klienci umawiali wizyty bezpośrednio przez Twoją stronę internetową, proponujemy dodanie naszej wtyczki. Umożliwi ona wyświetlanie:
- przycisku umożliwiającego łatwe przekierowanie na Twój profil na platformie TwójPsycholog — Klient będzie mógł szybko umówić wizytę poprzez portal
- lub całego kalendarza — Klient wybiera wtedy określony termin bezpośrednio na Twojej stronie internetowej.
Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj.
.png)
¶ Krok 7. Dołącz do grupy
Koniecznie dołącz do naszej grupy na Facebooku, która przeznaczona jest dla Specjalistów i Specjalistek TwójPsycholog. Jest to miejsce do wymiany pomysłów i feedbacku na temat platformy oraz informacji o nowościach!
Kliknij w link i dołącz do grupy: https://www.facebook.com/groups/twojpsycholog
¶ Krok 8. Aktywuj subskrypcję
Po dwóch tygodniach zakończy się darmowy okres próbny. Aby nadal cieszyć się korzystaniem z pełni funkcjonalności, konieczne będzie aktywowanie Konta Premium. W przeciwnym razie po upływie tego czasu większość zakładek zostanie zablokowanych, a profil automatycznie przekształci się w bezpłatną wizytówkę ze wszystkimi danymi, także kontaktowymi, jednak wyłączonym kalendarzem zapisów.
Aby aktywować Konto Premium:
- wejdź w zakładkę „ustawienia”,
- następnie „Konto i subskrypcja”,
- w sekcji „Subskrypcja” kliknij „Aktywuj Konto Premium".
Następnie podłącz swoją kartę poprzez wpisanie jej numeru, daty ważności i kodu CVC, a w przypadku wybrania opcji „firma” także takich informacji jak NIP czy dane firmy. Konieczne jest również zatwierdzenie regulaminu.
Więcej informacji na temat subskrypcji oraz Konta Premium znajdziesz tutaj.
.png)
¶ Wskazówka! Jak wyszukuje Klient_ka?
Klienci najczęściej szukają Specjalistów na dwa sposoby:
1. Za pomocą wyszukiwarki Specjalistów:
W tym przypadku Klienci, aby znaleźć odpowiedniego dla siebie Specjalistę, mogą zaznaczyć:
- obszary pomocy, w których potrzebują wsparcia,
- konkretną specjalizację,
- rodzaj terapii (indywidualna/terapia par itp.)
- w przypadku psychoterapii nurt, który ich interesuje.
Braki w profilu Specjalisty niestety uniemożliwiają proces wyszukiwania i odbierają szansę na poznanie się przez Klientów. Na przykład jeśli Specjalista_ka nie ma w swoim profilu określonych żadnych obszarów pomocy, Klientowi_ce po zaznaczeniu tego pola nie wyświetli się on_ona w proponowanych psychologach/psychoterapeutach.
Oprócz tego, w górnej części wyszukiwarki, potencjalni Klienci mają możliwość wpisania miasta, w którym chcieliby umówić wizytę stacjonarną. Warto zadbać o uzupełnienie tej informacji, ponieważ czasami jest to dla Klienta_ki jedno z najważniejszych kryteriów. Jeśli Twojego miasta nie ma na liście — napisz do nas, dodamy je ręcznie :)
2. Za pomocą formularza doboru specjalisty:
Od niedawna Klienci mogą skorzystać z inteligentnego formularza doboru, który proponuje konkretnych Specjalistów na podstawie informacji zawartych w ich profilach oraz odpowiedzi Klientów. W tym przypadku wybierają między innymi:
- obszary pomocy, w których potrzebują wsparcia,
- rodzaj terapii,
- w przypadku psychoterapii nurt,
- formę terapii (online, stacjonarnie/mieszana — tutaj także pada prośba o określenie preferowanego miasta),
NOWOŚĆ! Od niedawna Klient może dodatkowo zaznaczyć inne, ważne dla niego aspekty, takie jak wiek specjalisty/płeć/doświadczenie specjalisty określone w latach/praca z osobami LGBTQIA+/praca z osobami głęboko wierzącymi.
W momencie, gdy na profilu nie ma uzupełnionych powyższych informacji, system określa to jako niespełnianie kryteriów doboru i taki_a Specjalista_ka nie zostaje Klientowi_ce zaproponowany.
Dlatego też zachęcamy do jak najdokładniejszego uzupełnienia profilu. Komplet szczegółowych informacji o sobie to realny wpływ na docieranie do nowych Klientów oraz dbanie o to, by Twój grafik był jak najbardziej zapełniony.